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Que ce soit pour les grandes entreprises, les PME et les PMI, la gestion des achats est devenue une composante essentielle au niveau stratégique. En effet, établir une gestion d’achat structurée autour de la gestion des fournisseurs, des approvisionnements et des risques est primordial pour pouvoir maîtriser les coûts. Mais en quoi consiste exactement la gestion des achats dans une entreprise ? Quelles sont les procédures de gestion des achats et quels sont les bénéfices pour l’entreprise ?
Qu’est-ce-que la gestion des achats ? Définition
La gestion des achats fait référence aux processus par lesquels une entreprise acquiert les biens et les services nécessaires à son activité de production. Il s’agit d’une activité assez complexe qui nécessite que l’entreprise soit à même d’optimiser la coordination des personnes en charge des achats, des solutions ERP ou les logiciels de gestion des entrepôts en tenant bien sur compte des ressources de l’entreprise.
L’objectif est d’optimiser l’approvisionnement en biens, produits semi-finis et services nécessaires pour soutenir efficacement l’activité de production et, plus généralement, l’activité de l’entreprise, en réduisant au maximum les coûts.
L’importance de la gestion des achats pour les entreprises
Certaines entreprises occultent l’importance de la mise en place d’une gestion des achats structurée et tendent à reléguer cette activité à la tenue d’un simple fichier excel qui reprend simplement les commandes, leur prix, le type de biens, les dates des transactions et d’autres détails.
Or la gestion des achats a un impact direct sur les résultats et les bénéfices de l’entreprise de plusieurs manières et doit être structurée de façon stratégique. La gestion des achats a un impact sur la trésorerie et la liquidité à court terme, car la capacité de l’entreprise à payer ses fournisseurs dans les bons délais est cruciale pour sa croissance.
Quels sont les bénéfices d’une gestion des achats structurée ?
Une bonne gestion des achats agit sur la qualité de la production car la capacité de l’entreprise à se procurer des matières premières de bonne qualité à des prix intéressants fera que celle-ci pourra produire des biens fiables et de valeur pour ses clients finaux. Au contraire, une mauvaise ou simplement un manque de gestion des achats aura l’effet inverse en termes de qualité et de fiabilité sur les produits. Cela aura aussi un impact négatif sur la gestion des stocks car une gestion des achats approximative peut générer des pertes et des excès de marchandises.
Tous ces aspects mettent en évidence l’importance pour une entreprise d’organiser un processus d’achat efficace et efficient, en surveillant et en perfectionnant tous les processus qui le composent, depuis la définition des besoins en matières premières à utiliser dans la production, jusqu’au règlement des factures, en passant par les procédures d’inventaire, de logistique et de transport.
La gestion des achats et ses procédures
La gestion des achats implique diverses procédures qui doivent être coordonnées de manière structurée et stratégique. La gestion des achats peut être divisée en deux domaines : la gestion des commandes d’achat et des fournisseurs, ce que l’on appelle le cycle passif, et la gestion des commandes de vente et des clients désigné comme le cycle actif.
Une bonne gestion des achats implique des procédures variées à savoir :
- La gestion des bons de commande : dans ce cas, l’objectif d’un processus commercial d’achat structuré est de suivre toutes les commandes, depuis leur entrée dans le système jusqu’à leur exécution, en assurant une gestion coordonnée de tous les processus et flux de données. La numérisation du cycle d’achat, c’est-à-dire de toutes les opérations impliquant les fournisseurs de l’entreprise à divers titres, permet de réaliser d’importantes économies et d’améliorer la performance du cycle de production. Les éléments du workflow de gestion des bons de commande peuvent varier d’une entreprise à l’autre, mais un processus structuré de gestion des commandes comprend généralement ce type de phases.
- La formulation de demande d’achat : ce document contient la description des produits ou matières premières à acheter, indique les quantités, les délais de livraison à respecter, le budget disponible, les spécifications techniques et les éventuels fournisseurs déjà contactés en passant pour acheter des produits similaires marchandises.
- La gestion des devis et la transmission des commandes : l’analyse des devis permet de sélectionner le fournisseur qui offre les meilleures conditions. Une fois le devis sélectionné, les opérateurs du service achats transmettent la commande qui doit être confirmée par le fournisseur.
- La négociation et les appels d’offres : grâce à des procédures d’achat informatisées, il est possible d’entamer des négociations directes avec le fournisseur ou de définir à l’avance les exigences de l’approvisionnement et de gérer toutes les procédures d’attribution d’un contrat de manière automatisée.
- L’exécution des commandes : le personnel de l’entrepôt du fournisseur définit les détails de l’expédition, génère la facture, prélève les marchandises dans l’entrepôt, les emballe et les expédie.
- La gestion des stocks et l’inventaire : s’il est intégré aux systèmes de gestion et à l’ERP, ou connecté à un système de gestion d’entrepôt, le système de gestion des commandes met également à jour automatiquement le niveau de stock.
Le meilleur moyen de mettre en place une gestion des achats optimale est de gérer correctement l’ensemble du processus d’approvisionnement en ayant clairement défini non seulement les activités à réaliser, mais également les priorités et les réglementations à respecter.
