Le fonctionnement efficient d’une entreprise se base sur la jonction de plusieurs services internes. En effet, dans la plupart des entreprises de production, il existe plusieurs départements dont le service en charge des achats. A travers ce service, les entreprises arrivent à se procurer des biens et services indispensables à la production. La gestion efficace des achats passe par la définition réelle des besoins et la recherche des fournisseurs par le directeur de la gestion des achats. Cependant, un service achat bien structuré et organisé passe par une clarification des missions, des objectifs et des fonctions des responsables impliqués. Quels sont donc les enjeux du service achat dans l’entreprise ?
En quoi consiste le service achat ?
Au sein de l’entreprise, la fonction achats fait référence à l’acquisition des biens et services indispensables pour la production. Pour un bon suivi du cycle de production, les membres du service achat ont la responsabilité de veiller à la conformité des produits et services et au respect de la qualité. En émettant l’ordre de commande, le service achat s’engage à ce que les produits livrés soient en conformité aux exigences du cahier des charges. En d’autres termes, le service achat veille à la rentabilité et à la compétitivité de l’entreprise.
Le service achat a un enjeu stratégique dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise. Pour cela, il regroupe en son sein différents profils professionnels tels que les experts en la matière. En général, le service achat dans l’entreprise est composé d’une équipe avec à sa tête un responsable des achats encore appelé directeur des achats. Il a pour mission, la gestion professionnelle du service. Dans certaines entreprises, le service achat comprend également le responsable qualité, qui a pour rôle le contrôle des produits et la réalisation d’audits. En tant que pilier de l’entreprise, le service achat, à travers son directeur doit mettre en place une politique d’achats responsables.
Les missions et les objectifs du service achat
Les entreprises qui disposent en leur sein d’un service achat définissent généralement un cahier des charges qui reprend les missions dévolues à ce département. En l’espèce, les missions du service achat se présentent ainsi qu’il suit :
- Participer à l’accroissement des résultats financiers ;
- Piloter l’optimisation continue via les relations fournisseurs ;
- Assurer la protection de l’entreprise à travers la gestion des ruptures d’approvisionnements, la gestion des litiges avec les fournisseurs, etc.
De façon précise, le métier du responsable des achats est de veiller à la satisfaction des besoins internes en sélectionnant les fournisseurs sur la base de leurs performances. Cela suppose que le directeur des achats se base sur la qualité, les délais ainsi que les services proposés pour pouvoir optimiser les coûts.
Au regard de ces missions, les objectifs du service achat doivent être définis sur la base d’une stratégie, qui elle-même doit s’accorder avec la politique d’achats. Les objectifs du service achat sont définis pour chaque profil. En d’autres termes, l’objectif achat doit être spécifique, mesurable, ambitieux, réaliste et planifié dans le temps. Pour l’atteinte des objectifs, il est nécessaire de faire un suivi et une évaluation en continu.
En somme, les enjeux de la fonction achats ou approvisionnement s’appréhendent à divers niveaux :
- Au plan commercial: à travers la fonction achats, le service fournit à l’entreprise des produits de qualité tout en lui évitant les épisodes de ruptures de stocks ;
- Au plan stratégique: grâce à la fonction achats, le service s’assure de la compétitivité de l’entreprise aussi bien au niveau des coûts que des délais prescrits ;
- Au plan financier: avec une bonne politique d’achats, le service participe à la rentabilité de l’entreprise.
Dans l’entreprise, le service achat aide à maîtriser le marché de l’offre en rapport avec le secteur d’activité de l’entreprise. Il a pour rôle de recueillir les besoins et les demandes en interne afin de se lancer dans les consultations, le sourcing et le choix judicieux des fournisseurs. Lorsque les fournisseurs sont identifiés, le service achat procède à la négociation des tarifs et des conditions d’achats avant d’approuver la commande.
Les outils dont dispose le directeur des achats pour sa mission
Pour l’atteinte des objectifs qui sont assignés au service achat, le directeur du département doit disposer d’un certain nombre d’outils devant lui favoriser la tâche.
Il s’agit en l’occurrence des agendas pour planifier les différentes opérations. Encore appelé « Procurement planning », l’agenda aide à anticiper les actions. Outre les agendas, il faut noter également les systèmes de digital procurement qui permettent de faire des approvisionnements en ligne. Ces plateformes d’e-procurement offrent des fonctionnalités qui sont avantageuses pour le service achat.
De même, il existe les bibliothèques de connaissances et les outils de mesure. A l’aide des bibliothèques, le directeur des achats peut trouver facilement les meilleures informations tout en s’assurant du caractère innovant des offres. Quant aux outils de mesure, ils aident à évaluer les résultats et à optimiser les performances.
