: Quels sont les principaux avantages de l’externalisation du télésecrétariat ?

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Avec le développement de la technologie, il est désormais possible d’effectuer diverses tâches au sein de l’entreprise sans être présent dans les locaux, autrement à distance. Pour ce faire, la société fait appel à un prestataire externe pour effectuer les missions connexes à son cœur de métier, à l’instar de la saisie des données, le secrétariat, la comptabilité, l’informatique, etc. Afin de découvrir l’intérêt de ce procédé, ce billet va s’étaler sur les avantages de l’externalisation du secrétariat.

En quoi consiste l’externalisation du secrétariat ?

Avant de parler de l’avantage de l’externalisation du secrétariat, il est important de comprendre en quoi consiste le procédé. En fait, il s’agit ici de confier toutes les tâches du secrétaire de l’entreprise à un prestataire externe. Pour ce faire, la société spécialisée en externalisation met à la disposition de l’entreprise cliente des professionnels qualifiés et des outils performants indispensables à l’accomplissement des missions du secrétaire.

Ces missions concernent, notamment, le secrétariat téléphonique, le classement de dossiers, etc. Le travail de secrétariat externalisé est appelé télésecrétariat. Mais quel est l’intérêt d’externaliser ce service qui peut très bien être réalisé en interne ?

Les avantages d’externaliser le secrétariat pour une entreprise

  • Un gain d’espace et de temps

Les premiers avantages d’externaliser le secrétariat pour une entreprise sont le gain d’espace et le gain de temps que ce procédé offre. Effectivement, en choisissant de confier cette fonction à un prestataire externe, l’entreprise cliente aura plus de place dans ses bureaux, ce qui peut être très pratique, surtout si elle est en pleine croissance.

Ce sera donc un bureau de plus pour les collaborateurs dont les missions se rapportent au cœur du métier. Le télésecrétariat permet en outre de gagner du temps en termes de recrutement et de formation du secrétaire puisque la société d’externalisation se charge de ces démarches pour fournir un télésecrétaire compétent et opérationnel à l’entreprise.

  • Un service fiable et de qualité

L’externalisation du secrétariat a également pour avantage de permettre à l’entreprise de profiter d’un service fiable et de qualité sur la prestation du télésecrétaire. Comme déjà stipulée plus haut, la société en externalisation dispose des ressources humaines et matérielles nécessaires pour mener à bien les tâches liées à la fonction du secrétaire.

Il suffit à l’entreprise commanditaire de fournir un cahier des charges des missions qu’elle attend du télésecrétaire pour que celui-ci s’y attelle avec compétence. De plus, en cas de maladies ou de problèmes du télésecrétaire, le prestataire en externalisation dispose des remplaçants compétents prêts à agir au pied levé.

  • Une optimisation du budget

Un autre attrait de l’externalisation du secrétariat téléphonique est la possibilité d’optimiser le budget affecté à ce service. En effet, l’entreprise n’aura pas à débourser des frais d’équipements informatiques, d’abonnement téléphonique ou encore de rémunération du secrétaire pour accomplir les tâches.

Le tarif de la prestation englobe tous ces éléments, ce qui rend le coût de la prestation particulièrement abordable et avantageux. Certains prestataires proposent des contrats encore plus attractifs en permettant à l’entreprise de payer le télésecrétaire pour le travail réalisé et non pour les heures travaillées. 

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