Avoir un organigramme d’entreprise avec tous les employés dedans est très utile pour visualiser clairement et rapidement la structure interne, les rôles et les différentes équipes et départements.
Illustrer cet aspect de l’entreprise aidera les employés à améliorer la communication interne, à savoir avec qui ils doivent la réaliser à tout moment et, à terme, à avoir plus d’informations sur l’entreprise, leurs collègues (et leur relation avec eux), les supérieurs, les subordonnés, etc. Et cela ne servira pas seulement à ceux-ci; Il peut également s’agir de quelque chose auquel se réfèrent les clients, les collaborateurs et les fournisseurs, pour savoir qui est responsable de chaque domaine et gagner du temps à contacter les mauvaises personnes.
La surprise? Toutes les entreprises ne pensent pas en avoir besoin. Eh bien, l’organigramme des entreprises doit être préparé au moment de la création de celles-ci, et inclus dans le plan d’affaires. Une fois que l’entreprise commence à fonctionner, l’organigramme d’entreprise doit être établi par la direction des ressources humaines.
Peu importe que votre entreprise soit grande ou petite, avoir un organigramme sera une bonne solution pour vous organiser, et nous savons déjà que l’organisation est la clé pour atteindre les objectifs de la meilleure façon possible.
Qu’est-ce qu’un organigramme d’entreprise?
L’organigramme d’entreprise est un schéma organisationnel qui représente graphiquement la structure interne d’une entreprise. Il est particulièrement utile pour le service des ressources humaines, car il permet de visualiser rapidement la hiérarchie de l’entreprise par équipes, en fonction de qui rapporte à chaque personne, ou qui est en charge de chaque équipe ou employé.
Quels sont les éléments essentiels d’un organigramme d’entreprise ?
Avant de nous concentrer sur les fonctions des organigrammes et leurs avantages, passons en revue les éléments qu’ils doivent inclure pour avoir une meilleure idée de ce qu’il y doit être illustré. Tous les éléments ne doivent pas nécessairement figurer de manière obligatoire dans notre organigramme, car chacun doit s’adapter à la structure et aux besoins des différentes entreprises, et refléter au mieux les positions. Jetons un coup d’œil à ces éléments:
Le sommet stratégique
Cela fait référence aux dirigeants de l’entreprise. Ils sont chargés de prendre les décisions qui affectent le plus l’entreprise et son image, ce sont eux qui ont besoin d’approuver le plus de processus, ils auront plus de contrôle sur les autres départements et ils délégueront plus de tâches à leurs subordonnés qui seront bien indiqués dans l’organigramme.
La ligne médiane
Ce sont les cadres intermédiaires de l’entreprise, et ils servent de pont entre les cadres supérieurs et les travailleurs qui sont en charge de mener des actions qui affecteront directement l’entreprise. Pour cette raison, la communication pour ce groupe d’employés est cruciale, et l’organigramme sera votre meilleur allié pour la gestion des équipes.
Le noyau des opérations
Les travailleurs qui sont en contact direct avec les fonctions de l’entreprise elle-même. Qu’il s’agisse de la production ou de la distribution du bien ou du service, ce groupe d’employés sera celui qui passera le plus de temps à développer des actions concrètes qui ont été, pour la plupart, décidées par le sommet stratégique ou, au minimum, approuvées par elle.
Le personnel de soutien
Dans de nombreuses occasions, ces personnes ne font pas entièrement partie de l’entreprise, mais sont plutôt sous-traités. Quoi qu’il en soit, leur fonction est d’accompagner les employés qui exercent une activité spécifique afin que la performance finale soit meilleure.
À quoi sert un organigramme d’entreprise? (Avantages)
L’organigramme permet aux entreprises d’analyser de manière ordonnée chacune des structures de l’organisation représentée. Il joue un rôle très important au sein du département des ressources humaines, reflétant la structure et les informations de l’ensemble de l’organisation. Dans un organigramme d’entreprise, vous pouvez trouver les noms des personnes qui sont en charge de diriger chacun des départements d’une entreprise ou des divisions d’une entité et ainsi expliquer les relations entre les compétences actuelles et les relations hiérarchiques.
Un organigramme permet de connaître les informations essentielles sur le fonctionnement de l’entreprise pour coordonner les différents aspects de l’entreprise et les projets que vous souhaitez réaliser. De plus, c’est un bon indicateur de la croissance d’une entreprise, et cela sera mieux dimensionné si elle dispose d’un outil tel que l’organigramme.
En plus de tout cela, disposer d’un organigramme présente d’autres avantages:
Avoir un chemin clair
Il permet de mieux définir les objectifs généraux et spécifiques de chaque département, et de suivre la manière dont ils sont réalisés (puisque le fil des actions peut être suivi).
Transparence dans la projection professionnelle
Pour les employés, le chemin de la promotion au sein de l’entreprise est plus clair et une éventuelle promotion n’est rien de plus qu’un défi, quelque chose qui peut motiver le travailleur à vouloir gravir l’organigramme, et non une idée abstraite.
Comprendre l’organisation
Il illustre la chaîne de commandement et la manière dont les relations doivent être définies au sein des départements.
Coordination facile entre les équipes
Et l’un des plus grands avantages est de pouvoir diviser et répartir les différentes tâches entre les différents employés, des plus grandes et générales aux plus petites et spécifiques, les transformant ainsi en objectifs exploitables qui aideront la croissance et les bénéfices de toute l’entreprise.
Détection d’erreur
Il permet de détecter les défaillances dans la structure avec laquelle l’entreprise est organisée et, avec son amélioration, d’optimiser les fonctions. Par exemple, vous pouvez avoir un rôle en double et ne le savez pas parce que vous ne pouvez pas avoir une vision claire de qui fait quoi.
Améliorez la communication
C’est un outil auquel la direction des ressources humaines peut se tourner pour apporter des ajustements qui facilitent la communication entre les collaborateurs et les équipes et améliorent les systèmes de travail.
Définition claire des chefs d’équipe
Il facilite l’amélioration de la répartition des pouvoirs. Un employé peut avoir trop de filtres d’approbation pour effectuer une tâche simple, ou il peut y avoir des problèmes de communication de la part d’un leader. L’organigramme d’entreprise vous aide également à détecter les rôles qui fonctionnent et ceux qui doivent être modifiés.
Quels types d’organigramme d’entreprise existent-ils?
Il existe de nombreux types d’organigramme d’entreprise et, en fait, en termes de design, ils n’ont aucune limite tant que c’est le meilleur moyen de refléter les informations qu’ils contiennent. Voyons quels types d’organigrammes nous pouvons définir en fonction de différents paramètres.
Selon le type d’informations
Les organigrammes informatifs: Ils offrent une vue simplifiée de l’ensemble de l’organisation car ils ne montrent que les informations les plus pertinentes. Ce type d’organigramme est mis à disposition de l’ensemble du public pour faire connaître la structure de base de l’entreprise.
Les organigrammes analytiques: Ils présentent des données beaucoup plus détaillées et spécifiques de l’organisation. Ils ont une finalité analytique qui peut aider à détecter les fuites budgétaires, la répartition, les relations entre départements.
Les organigrammes formels: ils représentent le modèle de fonctionnement planifié ou formel d’une entreprise et nécessitent une approbation préalable. Un organigramme qui reflète une S.A. Il sera considéré comme un organigramme formel lorsqu’il aura été approuvé par la direction de l’entreprise.
Organigrammes informels: Dans ce cas, l’organigramme n’a pas été approuvé par l’organisation.
Selon l’organisation
Organigramme hiérarchique : C’est le plus courant, car il dépend du pouvoir ou du contrôle au sein de l’entreprise (du plus haut au plus bas), suivant une conception pyramidale. Cette conception facilite la communication entre le supérieur et le subordonné, en plus d’être visuellement plus claire, mais aussi plus rigide lors de la définition des fonctions de chaque employé.
Organigramme de la matrice : C’est typique dans les entreprises avec plus d’un directeur, ou plus d’un responsable par projet, ou plus d’un supérieur par département ou travailleur. Leur capacité à inclure des relations interministérielles peut être très positive pour le développement de projets conjoints mais aussi déroutante lorsqu’il s’agit de gérer les responsabilités.
Organigramme plat : Un organigramme sans postes de commandement intermédiaires, ne laissant que deux rôles; gestionnaires et employés. Cela implique une relation beaucoup plus directe, offrant plus d’autonomie aux travailleurs.
Selon les besoins de l’entreprise
Organigramme général : Les charges sont précisées aux départements.
Organigramme complet : Il va encore plus loin en entrant dans toutes les unités administratives.
Organigramme fonctionnel : Tous les postes qui existent dans l’entreprise sont spécifiés et les tâches qui dépendent de chaque rôle peuvent même être ajoutées.
Selon la représentation visuelle
Organigramme vertical: les données sont représentées sous la forme d’une pyramide. Au sommet de la pyramide se trouvent les dirigeants de l’entreprise ou de l’entité la plus importante, et en bas se trouvent les travailleurs qui ont moins de pouvoir de décision.
Organigramme horizontal: ils sont classés de gauche à droite. Les niveaux de hiérarchie sont représentés sous forme de colonnes.
Organigramme circulaire: Au centre se trouve la direction et autour les autres membres qui occupent un poste basé sur leur position et leur pouvoir.
Organigramme mixte: comprend des éléments verticaux et horizontaux pour compléter les possibilités de représentation graphique.
Comment faire un bon organigramme d’entreprise ?
Avant de décider comment vous allez faire physiquement l’organigramme de votre entreprise (si avec un logiciel, un outil en ligne ou un modèle), voyons comment vous devrez décider de la conception de celui-ci et de la situation de chacun des employés qui y seront. Parce que chaque organigramme est différent, vous devrez d’abord décider ce que vous voulez y intégrer. Voici une liste de considérations que vous devriez mettre en pratique pour créer votre organigramme d’entreprise.
Segmenter les départements
Afin de visualiser l’entreprise en équipes de travail, vous devez la diviser en départements selon les fonctions que chaque équipe est en charge de réaliser. Analysez les postes pour savoir quel groupe d’employés fera quoi et, surtout, quelles fonctions seront exercées indépendamment et lesquelles conjointement. Pour avoir une meilleure idée des rôles et des implications de chaque travailleur dans chaque projet, attribuez des responsabilités et des tâches. De cette façon, vous pourrez voir lesquels doivent être étendus vers le haut ou vers le bas de l’organigramme (c’est-à-dire aux subordonnés et / ou supérieurs).
Si vous savez à quelles tâches chaque personne est assignée, il vous sera plus facile de détecter les projets sans suffisamment d’équipement, en plus de vous aider à être clair sur les responsabilités de chacun, ce qui nous amène au point suivant.
Planifier la chaîne de commandement
Connaître la hiérarchie de travail est l’une des premières choses que vous devrez déterminer pour créer un organigramme puisque, en réalité, c’est ce qui sera le plus reflété. Nous entendons par là les obligations spécifiques de chaque employer, le nombre de niveaux de commandement et le nombre de personnes qui doivent transmettre ce travail à d’autres. Aussi qui prend les décisions et est chargé de gérer d’autres travailleurs et d’en coordonner plus d’un.
Peu importe si votre entreprise n’a pas trop de niveaux de contrôle, cette organisation aidera toujours le flux de communication et la gestion des ressources humaines. Assurez-vous que les supérieurs et subordonnés sont bien définis et que l’ensemble a un sens pour le fonctionnement de l’activité commerciale.
Définir les responsabilités de chaque équipe
Parce que créer un organigramme d’entreprise ne consiste pas seulement à écrire des noms et à affecter un responsable à chaque groupe; pour bien le faire, vous devez savoir de quoi chaque équipe est responsable.
Qu’allez-vous éviter de cette manière? Problèmes tels que les répétitions de tâches. Ne pensez-vous pas que si deux personnes sont en charge de la même chose, cela peut devenir incontrôlable non seulement pour la communication mais aussi pour la tâche elle-même?
Faites-le de plus en moins
Ou, en d’autres termes, de haut en bas. Cela commence avec le PDG et se poursuit avec le directeur exécutif et les chefs de service, les cadres intermédiaires et ainsi de suite jusqu’à atteindre tous les membres de l’entreprise. Pour cela, vous devrez analyser les emplois de votre organisation.
Pensez que les notes ci-dessus doivent être clairs, car ils seront les plus importants si un employer souhaite consulter l’organigramme pour, par exemple, savoir qui il doit contacter pour communiquer quelque chose à un service ou une équipe spécifique.
Décider de la dépendance (ou de l’indépendance) des employés
Autrement dit, le contrôle que les travailleurs ayant un niveau de commandement plus élevé ont sur les employés sous leur responsabilité, et combien sont-ils. Nous nous référons également à la liberté que le supérieur laisse à ses subordonnés.
Un organigramme permettra aux travailleurs en charge d’identifier les tâches en cours et d’être en mesure de prendre des décisions concernant l’ampleur et la portée des stratégies mises en œuvre pour atteindre les objectifs que l’entreprise s’est fixés (et ceux-ci peuvent être définis en gardant tout cela à l’esprit, si vous voulez que les KPI soient réalistes).
Rendez-le illustratif et intuitif
Il est vrai que les organigrammes d’entreprise doivent être adaptés aux conditions et au contexte de chaque entreprise, mais cela ne signifie pas qu’ils doivent cesser d’être clairs et intuitifs; pensez que c’est un outil pour faciliter les processus et améliorer la communication, chacun doit être clair sur ce qui est illustré dans votre organigramme. Il est essentiel que tous les employés soient représentés, qu’ils sachent avec qui ils travailleront, quelles responsabilités en dépendent et quelles seront leurs chances de promotion au sein de l’entreprise.
Fournir une vision claire de l’entreprise
La chose la plus importante à propos de l’organigramme de votre entreprise est que tout le monde est représenté; alors assurez-vous d’inclure chaque dernier employé. Ceci est important car les employés voudront savoir comment fonctionne la structure de l’entreprise et être conscients des possibilités de mobilité interne ou de promotion.
Pour finir…
Le type d’organisation et de conception que vous choisissez pour votre organigramme d’entreprise devra être cohérent avec le type d’entreprise que vous avez et les équipes qui y ont été constituées.
Comme nous l’avons vu dans les sections précédentes, il existe de nombreux types d’organigramme pour les entreprises, alors choisissez-en un qui correspond à vos besoins.
