5 conseils pour optimiser la gestion de la flotte automobile en entreprise

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La gestion efficace d’une flotte automobile d’entreprise est une opération complexe dont l’importance ne doit pas être occultée car elle représente l’une des activités stratégiques de l’entreprise. La mise en place d’une gestion optimale de la flotte automobile avec des procédures bien établies et un suivi attentif  permet de réaliser des économies sur les charges de gestion globale de l’entreprise. Mais comment mettre en place une gestion optimale de la flotte automobile en entreprise ? Voici 5 conseils qui vous permettront de réussir à optimiser la gestion du parc automobile de l’entreprise.

Mettre en place un logiciel gestion flotte automobile

Il ya quelques années en arrière, la gestion de la flotte automobile d’une entreprise se résumait à la mise en place de quelques fichiers ou de feuilles de calcul dispersées, à quelques applications locales collectant des données importantes mais dont le partage et l’analyse s’avéraient difficiles. La collecte et le rapprochement de toutes les données relatives à la gestion du parc automobile de l’entreprise s’avèrent d’autant plus difficile au fur et à mesure de la flotte de véhicules atteignait une certaine taille. L’exercice était encore plus complexe pour les grandes entreprises, lorsqu’il fallait gérer différents centres d’allocation ou de refacturation entre filiales d’un grand groupe par exemple.

Aujourd’hui, avec l’avènement de logiciels de gestion de parcs automobile pour les entreprises, toutes les données sont collectées de différentes sources et sont centralisées dans une seule solution. Ces logiciels de gestion qui sont de plus en plus sophistiqués regroupent des données clés comme les factures des fournisseurs comme les sociétés de location, de carburant ou d’entretien automobile, les informations sur les véhicules d’entreprise et les conducteurs, les équipements et les pièces etc

Consolider et centraliser les données à l’aide d’un système d’information intégré accessible via le web ou le Cloud est désormais la norme dans la gestion de données complexes. La mise en place d’un logiciel de gestion  du parc automobile permet un meilleur contrôle et une optimisation des coûts de la flotte grâce à des outils d’analyse et de reporting pour toutes les activités de suivi disponibles pour toutes les filiales de l’entreprise.

Vérifier le kilométrage de son parc automobile 

Mettre en place un système de gestion intégrant un relevé de kilométrage précis est essentiel pour gérer les budgets de carburant. Le kilométrage est un coût variable qui fluctue constamment, mais c’est aussi un coût contrôlable, qui dans le cas d’une grande flotte peut avoir un effet significatif sur le budget d’exploitation de l’entreprise. Avec des factures de carburant pouvant représenter jusqu’à 30% du coût d’un véhicule sur sa durée de vie, un contrôle minutieux du kilométrage et de la consommation de carburant permet de réaliser des économies substantielles.

Il est donc conseillé aux entreprises de surveiller à la fois la distance parcourue par les véhicules et les quantités de carburant consommées. En analysant ces deux variables simultanément, on obtient une vue d’ensemble beaucoup plus précise qu’en étudiant un seul de ces paramètres. Cela vous permet de mieux comprendre les comportements de conduite, d’identifier les améliorations possibles et de proposer à vos collaborateurs des formations sur-mesure permettant d’optimiser le retour sur investissement de votre flotte automobile.

Prévoir une gestion optimisée des déplacements 

Plus la taille de la flotte est importante, plus les coûts de gestion de la flotte seront importants. Cependant il est possible de réduire le nombre de véhicules sans impacter négativement le niveau de service et le confort de déplacement des employés.

En effet, en mettant en place une politique de mobilité plus durable qui encourage le partage de véhicules entre différents usagers. À cette fin, les politiques d’autopartage des véhicules  et de covoiturage des entreprises font l’objet d’une attention croissante de la part des entreprises qui gèrent une flotte de véhicules importante.

L’utilisation de logiciels de gestion de la flotte automobile offre dans ce cas des outils capables de gérer des scénarios même très complexes, en optimisant la gestion de la disponibilité des véhicules et leur partage au sein de l’entreprise.

Gérer l’entretien du parc automobile 

L’utilisation et l’état des véhicules et autres équipements sont essentiels à la durabilité des véhicules. Définir et maintenir une politique de contrôle claire est essentiel pour protéger la flotte automobile de l’entreprise, et contribue également à maintenir un historique utile à la protection en cas de plainte ou de litige lié aux normes de sécurité.

Il est essentiel d’impliquer les collaborateurs et les informer via des notifications périodiques afin de promouvoir les standards de bonne gestion de l’entretien du parc automobile. Si des incompréhensions ou des interrogations subsistent, n’hésitez pas à mettre en place une formation adéquate qui rappellera les bases en la matière et qui pourra faire en sorte de conscientiser les collaborateurs en matière d’entretien des voitures d’entreprise.

Externaliser la gestion de sa flotte automobile 

Certaines tâches de gestion de la flotte automobile et de monitoring telles que l’intégration des données fournisseurs, la génération de rapports ou la gestion des amendes peuvent devenir fastidieuses et chronophages pour le gestionnaire de flotte au sein de l’entreprise. En faisant appel aux services d’un partenaire spécialisé en gestion du parc automobile en externe, le gestionnaire de la flotte du parc automobile de l’entreprise pourra ainsi consacrer plus de temps à des activités à forte valeur ajoutée, telles que :

  • L’analyse et l’optimisation des coûts et des données de flotte 
  • Le sourcing, la comparaison et la négociation avec les différentes fournisseurs
  • La mise en place d’une gestion fiscale optimisée  
  • Une meilleure gestion des relations avec les usagers et la mise en place de procédures efficaces pour maximiser la réduction des coûts de gestion

Voici, en quelques lignes les priorités à retenir pour pouvoir mettre en place une politique efficace de gestion de flotte de véhicules au sein de l’entreprise. Bien sûr, chaque entreprise a ses propres particularités et ses propres besoins et pourra adapter ces quelques conseils en fonction de ses caractéristiques propres et aux contraintes de son domaine d’activité. 

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