Bien que le fait d’organiser un événement puisse sembler simple, de nombreux facteurs contribuent à sa réussite. Lorsqu’on souhaite organiser un événement, il faut prendre de nombreuses décisions en amont.
C’est pourquoi il est important de planifier à l’avance. Une planification et un calendrier réalistes sont indispensables pour s’assurer que tout est prêt pour le grand jour. Certains points à prendre rigoureusement en compte pendant l’organisation sont présentés ci-dessous.
Obtenir une permission
Si l’on prévoie de rassembler un grand nombre de personnes dans la salle à louer, il ne faut pas hésiter à se renseigner auprès de la mairie. Si un bar est prévu, il faudra peut-être demander une dérogation pour les soirées dansantes, les heures d’ouverture tardives ou les bars temporaires.
Quand on organise une fête chez soi, (ou chez des proches, par exemple), il faut engager un agent de sécurité événementiel et avertir ses voisins des perturbations éventuelles afin qu’ils fassent preuve de compréhension. Cependant, il faut également savoir comment limiter le bruit.
Contacter une compagnie d’assurance
Il faut souscrire une assurance responsabilité civile pour réussir son événement et couvrir les éventuels accidents ou dommages causés à l’appartement loué. Il se peut toutefois qu’on doive également prolonger l’assurance pour les réunions de famille. Dans ce cas, il urge de contacter la compagnie d’assurance pour discuter du projet.
Si par exemple, des dépenses considérables ont été engagées (cautions pour le traiteur, les divertissements, la location du lieu, et que l’on doit annuler une fête en cas de force majeure (par exemple si l’on se blesse, est malade, etc.), les pertes seront limitées.
Respecter la loi
Organise-t-on des danses, des spectacles de danse ou d’autres événements payants avec une exécution publique de musique composée par des auteurs et des compositeurs événement a un but commercial, il faut demander une autorisation préalable à la mairie, puis payer les droits. Le montant dépendra du nombre d’invités et/ou du coût de la couverture d’assurance.
Engager la sécurité
Ne pas oublier que les organisateurs sont tenus de faire respecter l’interdiction de fumer sur le lieu de l’événement. Si des fumeurs sont contrôlés, chaque fumeur se verra infliger une amende.
Pour chaque fumeur qui enfreint l’interdiction, l’amende est doublée. Pour une sécurité garantie, il est très souvent recommandé de recourir à une société spécialisée. Cette dernière saura mettre sur place un personnel qualifié et expérimenté, qui convient efficacement aux besoins de l’organisateur.
Tenir une liste de numéros de téléphone en cas d’urgence : Pompiers, Police, Ambulance…
Il ne faudra pas permettre à ses invités de conduire en état d’ivresse à la fin de la fête. Installer des bornes, attribuer à chaque voiture un conducteur « qui ne boit pas » ou prévoir un hébergement pour la nuit sur place.
Dresser également une liste des taxis et tenir compte des horaires des transports en commun. Lorsqu’il y a un incident quelconque, il est important de proposer des solutions adaptées pour éviter le désaccord et maintenir la bonne ambiance tout au long de l’événement.
