Vous avez été chargé d’organiser un séminaire ou une conférence que votre entreprise accueillera cette année. La tâche peut être intimidante si vous ne l’avez pas encore faite, mais ne paniquez pas. Si vous vous sentez perdu et que vous ne savez pas par où commencer, voici un guide qui peut vous aider.
Budget et planification
Organiser un énorme évènement d’entreprise auquel participeront des dizaines voire des centaines de personnes semble être une entreprise colossale. Vous devez programmer des conférenciers, contacter des fournisseurs, trouver un espace de séminaire Bonifacio, pouvant accueillir le nombre de participants, etc.
Avant de vous laisser submerger par les nombreuses tâches que vous devez accomplir, commencez par les bases. Établissez un budget. Il guidera les décisions que vous prendrez tout au long du processus.
Parlez à un collègue qui a déjà organisé un séminaire ou une conférence de même taille. Ils pourraient avoir une trace des sommes dépensées pour la nourriture et les boissons, le lieu, l’équipement nécessaire et le matériel de marketing.
Faites une estimation en fonction de leurs dépenses, mais ajoutez un peu plus au budget final au cas où vous rencontreriez une dépense imprévue.
Une fois qu’un budget a été approuvé, commencez à planifier. Listez tout ce que vous devez faire et créez un calendrier. Identifiez quels fournisseurs doivent être contactés en premier et quels produits de première nécessité peuvent être achetés plus près de l’évènement.
Vous devrez peut-être rechercher rapidement des options de lieu, car vous rencontrerez probablement plusieurs fournisseurs. Vous souhaitez réserver un lieu dès que possible pour éviter de vous retrouver avec zéro option, car tout le reste a été pris. Vous devriez également commencer à parler avec des conférenciers potentiels pour leur dire d’effacer leurs calendriers.
Énumérez toutes les tâches que vous devez accomplir, y compris quand effectuer un suivi afin que vous n’oubliiez aucun détail crucial.
Identifiez vos objectifs
Que voulez-vous que les participants ou l’entreprise gagnent après l’évènement Souhaitez-vous que les employés se familiarisent avec les nouvelles pratiques de l’industrie pour qu’ils puissent les appliquer à leur travail Vous souhaitez vendre un produit et réaliser un profit
Vos objectifs détermineront qui vous devriez inviter en tant qu’invités ou conférenciers, le sujet qui sera abordé et les activités que vous organiserez tout au long du séminaire ou de la conférence. Vous avez besoin d’objectifs clairs et concis que vous devrez partager à l’avance avec tous les participants.
Créer un processus d’inscription efficace
Vous n’avez plus besoin d’attendre le jour de l’évènement pour déterminer qui et combien seront présents. Vous pouvez créer un portail numérique où les invités peuvent confirmer leur présence. C’est un bon moyen de connaître au préalable la quantité de nourriture que vous devez préparer.
Vous pouvez aussi créer un portail numérique qui permet à la fois de s’inscrire, mais aussi qui sert de portail d’information. Toutes les informations dont les participants ont besoin y figureront donc, à commencer par le lieu, comment y arriver, s’ils prennent l’avion, un hébergement à proximité.
Votre travail ne s’arrête pas pendant et après l’évènement. Vous devrez surveiller si tout se passe comme prévu et résoudre tout problème qui surviendrait soudainement. Il est probable que vous aurez besoin de suivre les participants, mais surtout les suivre après l’évènement.
C’est une solution efficace pour répondre à leur question, à des préoccupations. Il se peut également qu’ils veuillent faire un achat ou simplement pour dire merci pour leur présence et leur soutien.
