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Plusieurs méthodes de dématérialisation des diverses démarches administratives existent. La gestion des notes de frais en est un exemple parmi tant d’autres. En effet, il existe des solutions simplifiées et moins contraignantes pour administrer cette tâche. Ces solutions sont adoptées dans la plupart des entreprises croissantes.
En lieu et place de l’enregistrement manuscrit ou Excel pour valider les notes de frais, vous pourriez porter votre choix sur un procédé simplifié et sécurisé, à l’instar des solutions digitales. Ces dernières offrent plusieurs avantages qui ne vous laisseront certainement pas indifférents.
Réduction des erreurs de saisies et de pertes de données
Il est une évidence que la gestion manuelle traditionnelle des notes de frais qui se faisait ne vous épargne pas d’erreurs lors de la saisie des données ou de la conversion des montants en devise étrangère. Plus encore, il vous fallait en savoir plus sur le barème kilométrique pour procéder au calcul des frais y afférents.
Toutes ces erreurs, une fois qu’elles sont commises, peuvent engendrer de lourdes pertes financières pour l’entreprise selon le cas. Face à cet état de fait, il est clair qu’une solution de gestion de note de frais doit être de mise.
Cette dernière est dotée de plusieurs fonctionnalités à l’image de la saisie automatique de vos factures et la conversion également automatique des montants en devise étrangère. Elle peut même être intégrée de barèmes de frais kilométriques. Toutes ces fonctionnalités concourent à réduire les erreurs courantes dans la gestion des notes de frais.
Adopter donc l’automatisation de gestion des notes de frais revient à libérer vos collaborateurs du service financier des tâches contraignantes de cette gestion. Votre seul boulot consistera en la vérification des notes de frais.
Amélioration de la productivité des collaborateurs
Vous l’auriez certainement remarqué, la gestion traditionnelle des notes de frais requiert assez de temps et d’énergie de la part de chaque employé. En effet, au terme de chaque mois, ces derniers doivent lister, saisir et y joindre les justificatifs prouvant les différentes dépenses faites dans l’exercice de leur fonction.
Cette procédure, pour le moins délicate et conséquente, engendre une perte de temps et des erreurs qui constituent un manque à gagner pour l’entreprise. Ainsi, par le biais d’une solution de gestion des frais de notes, les erreurs sont minimisées.
Au-delà, ladite solution dégage assez de temps pour les collaborateurs. Ils n’auront plus de saisie à faire et encore moins le calcul des taxes étant donné que la solution est conçue de manière à détecter les taux de TVA a appliqué.
Tout le processus est automatisé. Les collaborateurs pourront de fait mettre le temps dégagé à profit pour se concentrer sur d’autres tâches plus importantes. L’entreprise s’en portera à tous les coups mieux.
Gestion optimale pour les entreprises internationales
La gestion des notes de frais au niveau des entreprises à renommées internationales s’est toujours apparentée à un sérieux casse-tête chinois. La cause réside en l’impossibilité de centralisation des dépenses des diverses filiales.
Aussi, les devises pouvant différer d’un pays à un autre, il est difficile pour le service financier du siège de l’entreprise de faire le traitement et le contrôle des données relatives aux dépenses engagées. Ce constat s’étend jusqu’aux règlementations et droits régissant l’activité professionnelle dans ces pays.
Il ressort logiquement donc que la solution d’automatisation de la gestion des notes de frais est l’alternative toute trouvée pour ce genre de structure. Elle serait d’une efficacité et une efficience absolues.
À ce titre, il pourrait aisément être centralisé et traiter toutes les données de dépenses effectuées dans n’importe quelle filiale. Les frais pourront ainsi être transférés aux destinataires en toute sécurité. Il va également de soi qu’un partage rapide d’informations entre filiales pourra se faire sans contraintes géographiques.
Mis à part ça, cette solution permettra aux dirigeants de l’entreprise et au service financier également d’avoir accès en tout temps et en toute heure à toutes données ou informations se rapportant à la structure. Ils pourront de ce fait prendre les décisions idoines indispensables au pilotage optimal de la solution de gestion de notes de frais.
Simplification de la récupération de la TVA
Le recouvrement de la TVA, lorsqu’elle doit s’opérer de façon manuelle, peut être un boulot très soutenu qui requiert une minutie sans pareille. Les structures faisant usage du système papier et qui sont assujetties à la TVA perdent assez d’argent lors de la saisie manuelle des notes de frais sans forcément s’en rendre compte.
Il est en effet, possible de récupérer la TVA se rapportant aux dépenses exécutées par les collaborateurs dans l’exercice de leur fonction. Il existe des solutions qui ont noué des relations de partenariats avec des experts de la récupération de la TVA de manière à simplifier tout le processus. Vous pourriez donc faire usage de ces types de solutions pour la gestion de vos notes de frais.
