Organisation d’une conférence : Comment faire ?

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Business network concept.

Annoncer le développement d’un nouveau produit, faire part d’une nouvelle stratégie à adopter, débattre sur une loi qui impacte l’entreprise, et mobiliser ses collaborateurs pour un changement qui va s’opérer sont les principaux buts de l’organisation d’une conférence.

Une conférence est une réunion professionnelle destinée à communiquer et à s’échanger autour d’un sujet ou d’un projet commun. Parce qu’il s’agit d’une véritable opération de communication stratégique, elle doit être bien organisée pour atteindre les objectifs fixés. Voici les étapes à ne pas négliger pour que votre conférence d’entreprise soit une réussite.

Prévoir le budget

La première étape de l’organisation consiste à prévoir le budget à allouer à cet événement d entreprise. Par conséquent, vous devez d’abord déterminer l’objectif de ce dernier. C’est le résultat que vous attendez de la conférence qui servira de ligne directrice pour déterminer qui seront les invités et quel sera leur nombre, quel est l’endroit approprié, quels sont les moyens à mobiliser, etc.

Une fois que vous avez une idée assez précise de l’événement, estimez son coût. Puis établissez le budget en prenant en compte les moyens que vous avez en votre disposition.

Pour mieux vous en sortir, faites-vous aider par un spécialiste d’évènements professionnels. Son expertise dans le secteur de l’événementiel et son organisation digitalisée sont d’une grande aide pour une gestion de budget compliquée.

Ce professionnel gère l’organisation de votre conférence de bout en bout, en commençant par la gestion d’un budget complexe. Les principales dépenses d’une conférence sont :

  • Les coûts fixes : location du lieu et du matériel indispensable, la rémunération du staff (équipe d’accueil, agents de sécurité, etc.) ;
  • Les coûts variables : ils varient en fonction du nombre de participants et comprennent entre autres les frais de traiteur ;
  • Les coûts annexes : ils regroupent les frais de déplacement, les frais de livraisons et les frais de communication, etc.

S’entourer de bons partenaires

Pour garantir la réussite de votre conférence b2b, entourez-vous de partenaires de confiance. Ces derniers jouent un grand rôle dans la gestion de votre événement. L’organisateur événementiel est là pour vous faciliter la tâche.

Cet interlocuteur unique, qui vous aide à maîtriser votre budget, s’occupe de tout l’aspect organisationnel de l’événement. Grâce à son accompagnement, vous pouvez vous concentrer en toute sérénité sur le contenu et le fond de la conférence.

Il s’occupe de la coordination et de la gestion logistique de tous les prestataires. Tous les services indispensables à votre événement sont disponibles à la carte dans ses prestations :

  • Service traiteur : petit-déjeuner, pause gourmande, buffet, déjeuner, dîner… Vous avez le choix entre plusieurs menus traiteurs soigneusement sélectionnés.
  • Boissons : pour le rafraîchissement, un large choix de cocktails et prestations bar (avec ou sans alcool) est à votre disposition.
  • Matériels : choisissez les équipements indispensables à votre événement (écran, sonorisation, matériels de projections, kit conférence…).
  • Staff : voituriers, hôtesses d’accueil, agents de sécurité, maîtres d’hôtel, responsables d’équipe… Vous avez une équipe de professionnels au petit soin pour que vous puissiez profiter de l’événement sans la moindre contrainte.

Choisir le lieu dédié

Pour une conférence qui met en valeur votre entreprise et qui rehausse votre image de marque, le choix d’un environnement agréable et intimiste s’impose. Une fois encore, l’organisateur événementiel répond présent pour vous aider à trouver des lieux atypiques. C’est-à-dire des endroits uniques et charmants dont vos invités et vos collaborateurs se souviendront.

Choisissez un cadre qui tient compte des exigences de votre entreprise, des besoins de vos auditeurs, et conférenciers, ainsi que de votre budget. Dans tous les cas, l’important, c’est d’obtenir un emplacement privilégié, un aménagement sophistiqué, et des services prestigieux :

  • Une grande villa qui accueille vos invités de marque dans une ambiance chaleureuse et lumineuse ;
  • ● Un rooftop avec vue imprenable qui met vos invités dans une ambiance détendue d’un afterwork ;
  • L’espace hors du commun d’une marina, un cadre prestigieux pour accueillir vos auditeurs privilégiés ;
  • Un loft qui répond au lifestyle des consultants en freelance, des télétravailleurs, et des millennials en général ;
  • Etc.

Déterminer la date de la conférence

Pour garantir la réussite de la conférence, vous devez commencer à la planifier au moins 6 mois avant la date envisagée. Cela implique que vous devez avoir en tête quelques dates de prévues. La date définitive est à déterminer en parallèle avec le choix du lieu et du déroulé de l’événement. Elle dépend de plusieurs facteurs, dont principalement la disponibilité du lieu.

Prenez en compte le fait que les participants sont réticents à assister à une conférence qui a lieu pendant le week-end. Assister à cet événement fait partie de leur travail.

Il vaut mieux que celui-ci se tienne pendant un jour ouvrable, de préférence un vendredi. Évitez également une conférence pendant les moments où beaucoup de travailleurs partent en vacances.

Si vous maîtrisez ces quelques éléments (budget, date, lieu, prestataires, coûts), vous arrivez à organiser votre conférence avec le minimum de contraintes.

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