La plupart des petites ou moyennes entreprises n’ont souvent pas les compétences ou le budget nécessaires pour développer correctement leur infrastructure informatique, surtout lors de leur premières années d’activité. Une des solutions qui s’offre aux PME, est l’externalisation de certaines activités et notamment celle de la gestion informatique. Voici les avantages de l’externalisation informatique pour les PME.
Qu’est-ce que l’outsourcing informatique ?
L’externalisation informatique aussi appelé infogérance informatique ou outsourcing IT, consiste pour une entreprise à confier l’ensemble de ses activités informatiques à un prestataire extérieur, au travers d’un contrat d’infogérance spécifique mobilisant les moyens techniques et humains nécessaires à la conduite et à l’expansion des activités de l’organisation.
Pourquoi choisir d’externaliser sa gestion informatique ?
Dans le contexte actuel marqué par l’omniprésence du digital, les PME et même les PMI, peinent à mobiliser les investissements, les infrastructures, les compétences et le temps nécessaires pour gérer leurs services informatiques et technologiques de façon optimale.
Cela peut entraîner une perte de compétitivité par rapport à la concurrence, une perte de temps due au manque de personnel spécialisé. Les risques d’une mauvaise ou d’un manque de gestion des services informatiques au sein des PME-PMI risquent également d’entraîner une baisse de la productivité. Ainsi, la survenance de problèmes informatiques au sein de ces petites et moyennes entreprises risque de faire perdre beaucoup de temps, les détournant ou en créant des retards sur leur activité principale.
Interrompre la continuité des activités en raison de problèmes liés à l’infrastructure informatique n’est pas concevable. De ce fait, l’outsourcing informatique c’est-à-dire l’externalisation des services informatiques auprès de sociétés spécialisées semble être une solution optimale.
Externalisation informatique des PME : quels avantages ?
L’externalisation informatique pour les PME et les PMI comporte de nombreux avantages. Outre une résolution rapide en cas de problèmes informatiques et une allocation optimisée des ressources, les petites et moyennes entreprises gagnent à externaliser leurs services informatiques auprès de prestataires spécialisées de diverses autres façons.
Une réduction des coûts
L’outsourcing informatique permet de réaliser des économies sur les coûts fixes supportés par l’entreprise. En économisant sur les investissements en infrastructures informatiques et technologiques, les PME peuvent allouer leurs ressources dans d’autres domaines pour booster leur business. De plus, en externalisant sa gestion informatique, l’entreprise réduit ses charges en se débarrassant de certains coûts liés à la maintenance des infrastructures IT , à la formation et à la rémunération des techniciens spécialisés.
Un gain de temps
Lorsque la gestion informatique d’une entreprise est correctement prise en charge et gérée de manière optimale, l’entreprise évite ainsi les retards éventuels pouvant être occasionnés par un manque de maintenance ou d’assistance. Par ailleurs, lorsque l’entreprise externalise sa gestion informatique, elle n’a pas à supporter les charges liées à la maintenance ou rémunère des techniciens sur le long terme juste pour prévenir les risques en cas de problème. L’entreprise qui fait appel à un prestataire spécialisé en infogérance paie un service complet et forfaitaire sans avoir à supporter les charges en cas d’inactivité des techniciens.
Une assistance rapide et constante
En externalisant sa gestion informatique vers un prestataire spécialisé, l’entreprise bénéficie d’une assistance informatique continue et peut compter sur des techniciens experts en cas de problème.
Des techniciens experts et expérimentés
Les sociétés qui proposent des services d’infogérance informatique misent sur le recrutement des meilleurs profils, sur la formation continue et sur l’obtention de certifications spéciales adaptées au besoin des entreprises clientes. Elles investissent dans une mise à jour continue des compétences de leurs techniciens sur des outils des technologies récentes et sont toujours à jour sur les innovations technologiques et les réglementations légales liées à leurs activités.
Plus de flexibilité
Le prestataire en Outsourcing IT évolue avec l’entreprise et la suit dans toutes ces activités. En faisant appels à des contrats flexibles d’externalisation IT, les PME peuvent modifier ou mettre à jour leur contrat selon leurs besoins. En phase de croissance, l’entreprise pourra par exemple étendre les services sollicités avec de nouvelles prestations ou de nouvelles infrastructures. Par ailleurs, en période de baisse d’activité, l’entreprise peut décider de réduire le nombre de prestations sollicités ou de technologies mobilisées.
Moins de vulnérabilité en cas de problème ou de menace
La plupart des prestataires spécialisés en outsourcing informatique, garantissent à leur entreprises clientes des services de cybersécurité. Les entreprises disposent de protocoles et d’outils efficaces pour se prémunir des menaces informatiques comme la mise en place de contrôles d’accès, de pare-feu avancés, de systèmes d’authentification sécurisés, de sauvegarde des données etc… De même, l’utilisation de systèmes de sauvegarde données et de relance en cas de la survenance d’un problème ou d’une menace majeure permet aux PME de rapidement reprendre leurs activités et d’éviter des temps d’arrêts trop longs.
Profiter de services professionnels visant à la sauvegarde des données de l’entreprise est d’autant plus important dans le contexte actuel et l’entrée en vigueur du règlement RGPD. En effet, les entreprises et surtout les PME ne peuvent pas se permettre de perdre des données sensibles qu’elles soient internes et donc directement liées à leurs activités ou qu’elles soient liées leurs clients. Grâce à l’outsourcing IT, elles peuvent s’appuyer sur des professionnels experts en sécurité informatique et protéger leurs données et celles de leurs clients tout en restant en parfaite conformité face aux réglementations en vigueur.
L’outsourcing informatique, une stratégie incontournable pour la croissance des PME
L’externalisation informatique représente une solution optimale pour les entreprises ou les PME qui ne peuvent pas se permettre de réaliser d’importants investissements dans l’achat et la maintenance d’infrastructures informatiques ou technologiques ou encore dans la rémunération de techniciens spécialisés.
Par contre, il est indispensable de bien choisir son prestataire dans le cadre de l’externalisation de sa gestion informatique. Il est recommandé de prendre le temps d’évaluer le prestataire en essayant de déterminer sa fiabilité, de bien se mettre d’accord sur les détails du contrat de prestation ainsi que les coûts supportés et ce dès le départ. Il est aussi essentiel de déterminer ensemble quelles sont les activités sont les plus à même d’être externalisées et définir les services inclus dans les moindres détails.
Pour conclure, l’outsourcing IT est une stratégie optimale pour les PME en pleine croissance car elle permet non seulement d’accompagner la croissance de l’entreprise mais aussi d’optimiser ses ressources et gagner en flexibilité tout en profitant de services professionnels et fiables.
