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L’esprit d’équipe est une condition nécessaire au travail, et c’est pour garantir une bonne entente entre les différents collaborateurs ainsi que le chef d’entreprise ou le manger. C’est pour cela, il est nécessaire d’organiser régulièrement des réunions professionnelles avec les membres de l’équipe. Mais concrètement, à quoi ça sert et pour quels objectifs ?
L’utilité d’une réunion professionnelle
Une réunion de travail consiste à rassembler les collaborateurs (au minimum 3 participants) dans le but d’atteindre certains objectifs prédéfinis: organiser le travail et trouver des solutions. En effet, il existe plusieurs types de réunions. Premièrement, une réunion informative dans laquelle on transmet des informations, deuxièmement une discussion où on échange des idées, troisième type une réunion décisionnelle pour valider une décision ou encore en vue d’une négociation afin de résoudre une situation conflictuelle.
D’où l’importance de réfléchir en amont aux objectifs de votre réunion. Cela paraît évident, mais demandez-vous à chaque fois: quel est le but précis pour lequel dois-je réunir mes collaborateurs ? Sans cette réflexion préalable, vous risquez de faire perdre beaucoup de temps à tout le monde.
Par conséquent, pour que la réunion professionnelle soit efficace, elle requiert la participation active de toutes les parties prenantes. On pense souvent que le simple fait de se réunir permettra d’avancer sur un projet, mais il faut en réalité une bonne organisation à l’avance pour mettre sur pied une réunion efficace. Alors, comment organiser une réunion de travail ?
Les étapes d’organisation d’une réunion professionnelle
Pour organiser et bien se préparer pour une réunion professionnelle, il faut y consacrer du temps. Sans une réelle préparation, la réunion risque de durer plus longtemps que prévu. Donc, il est recommandé de:
- Fixer en premier lieu, la date, le lieu et les personnes concernées par la réunion.
- Établir votre ordre du jour, c’est-à-dire la liste des sujets à traiter, discuter, ou voter. Il doit conduire à l’atteinte des objectifs définis au préalable.
- Classer les sujets à aborder par ordre de priorité et allouer pour chaque partie un temps précis tout en le respectant.
- N’oubliez pas de consacrer éventuellement un temps supplémentaire en fin de réunion pour les questions et les feedbacks.
Comment annoncer une réunion de travail ?
Une fois, la phase d’organisation de la réunion de travail est accomplie, on passe à la phase d’annonce. Quelle sera la manière la plus efficace d’annoncer une réunion professionnelle ? Il existe différentes possibilités, mais il faut choisir la manière la plus simple telle que l’envoi d’un mail professionnel à toutes les personnes conviées à la réunion plusieurs jours à l’avance afin qu’elles puissent envoyer une confirmation en retour.
Il est également possible de faire un tableau collaboratif partagé avec toute l’équipe. C’est très pratique, puisqu’il permet de planifier tous les détails relatifs à la réunion. Tout en affichant les sujets, les objectifs, la date et le lieu de la réunion, puis de partager ce tableau avec tous les participants afin qu’ils puissent apporter une contribution.
Comment diriger une réunion professionnelle ?
Vous ne savez pas comment animer une réunion professionnelle ? Pas de panique ! Il existe des astuces percutantes d’animation. Il suffit de respecter quelques règles:
Introduisez correctement la réunion
- Il faut tout d’abord commencer à l’heure.
- Présentez l’ordre du jour et les objectifs de la réunion.
- Rappelez les règles et le temps à allouer à votre réunion.
- Désignez éventuellement un secrétaire chargé de la prise de notes et de la gestion du temps.
Veillez au bon déroulement de la réunion
Votre réunion professionnelle a commencé ? En tant qu’organisateur c’est à vous de faire attention à son bon déroulement, en suivant ces quelques conseils :
- Assurez-vous que la réunion avance dans le bon sens en respectant l’ordre du jour et en orientant correctement les débats.
- Veillez à ce que la prise de parole soit bien répartie sur tous les participants.
- Faites attention au respect des horaires.
Concluez la réunion
C’est le temps de terminer votre réunion de travail ?
- Concluez-la réunion en récapitulant les décisions prises.
- Rappelez quelles tâches attribuées et à qui, ainsi que les deadlines fixés.
- Transmettez un compte-rendu aux participants après la réunion qui résume les avancées et les conclusions.
- Enfin, planifiez la prochaine réunion si nécessaire. ça sera beaucoup plus facile de trouver une nouvelle date par la présence de toute l’équipe.
Conclusion
Une réunion professionnelle est un moyen efficace pour suivre l’état d’avancement des projets de l’entreprise. Elle est également un excellent outil de communication qui vise à clarifier le chemin à parcourir dans le futur. Néanmoins, une bonne préparation et de votre réunion professionnelle garantira son bon déroulement.
