Travail en équipe ; comment préparer une réunion d’équipe ?

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Travail en équipe ; comment préparer une réunion d’équipe ?

Qu’est-ce qui fait qu’il est difficile pour un nombre important d’équipes de consacrer quelques minutes de leur temps à organiser périodiquement leurs réunions de travail ?

Qu’est-ce qui nous empêche de fixer la date et l’heure pour célébrer l’un des événements les plus pertinents et transcendants de la vie professionnelle de l’équipe?

Les réunions d’équipe ont un impact transcendant, de la résonance qu’elles génèrent dans la manière ultérieure de valoriser le travail en équipe.

Dans la plupart des cas, les membres de l’équipe qui ne participent pas aux réunions expliquent leur inefficacité par le surmenage argumenté et le manque de temps disponible pour ces tâches.  

D’autres, plus francs, admettent la nécessité de tenir les réunions, mais sont incapables de les organiser.

Enfin, ceux qui valorisent le travail en équipe expriment et remettent ouvertement en question la nécessité de tenir des réunions d’équipe avec des phrases telles que: “Des réunions mensuelles, hebdomadaires, c’est la seule chose qui nous manque”.

Les réunions représentent l’organe de décision collégial d’une équipe, donc sa célébration est incontestable, donc, consciente de son importance, je vous invite à connaître la traçabilité de son processus, que je divise en trois phases qui encadrent sa structure: Préparation, Réunion et suivi.  

Dans cet article, nous allons voir comment préparer pour une réunion d’équipe.

Travail en équipe, comment préparer pour une réunion d’équipe ?

Identifier précédemment le motif de la réunion

Sans aucun doute, la première réunion d’une équipe devrait aborder l’importance de la réunion d’équipe comme un point unique à l’ordre du jour : les accords sur les majorités nécessaires à la prise de décision, la durée des réunions, les types de réunions, les décisions sur la façon dont nous allons gérer les dépassements de temps lorsqu’ils apparaissent, le modèle de suivi des accords, à travers quels indicateurs nous connaîtrons les progrès réalisés, quelle sera la périodicité des réunions, etc.

Bref, la ou les réunions préalables sont vitales pour le maintien d’un bon travail d’équipe car elles permettent à l’équipe de définir comment ses membres vont travailler ensemble dans les réunions suivantes.

Questions à traiter lors de la réunion

Chaque membre de l’équipe a ses principaux problèmes à discuter lors des réunions d’équipe, donc je suggère généralement que chaque membre élabore son propre classement des problèmes à discuter dans les réunions, en soulevant un seul problème pour chaque membre de l’équipe et pour chaque réunion.

Il semble cohérent que les questions à débattre en réunion d’équipe soient des questions transcendantes pour le groupe de membres, reléguant aux dernières places du classement les autres dont l’importance est limitée à la portée départementale ou personnelle et peuvent donc être abordées en dehors de la réunion de équipe.

Il est prévisible que si nous n’agissons pas de cette manière, chaque membre de l’équipe pourra soulever plus d’une question, il sera donc impossible de préparer un ordre du jour adéquat.

La préparation de l’ordre du jour

Le chef d’équipe déterminera parmi les différentes propositions reçues de tous les membres de l’équipe, celles qui feront partie de l’ordre du jour de la réunion.

Cela semble évident, mais je trouve nécessaire de rappeler qu’une réunion d’équipe est organisée pour prendre des décisions et en ce sens la préparation de l’ordre du jour doit être ajustée en cohérence avec trois variables : le nombre de questions à discuter, leur ordre d’apparition par importance et le temps du dévouement à chacun d’eux.

La disposition de l’ordre du jour d’une réunion est quant à elle conditionnée par le temps maximum prévu pour la réunion, cela dit, une réunion de plus de deux heures n’est déjà pas très productive.

L’improductivité s’empare de nous lorsque, dans les réunions, nous divaguons et ne nous concentrons pas correctement et c’est notre inefficacité qui permet aux dépassements de temps de prendre le dessus.

  • L’importance de respecter les horaires des réunions d’équipe

Lorsque nous ne respectons pas l’heure prévue d’une réunion, il y a des conséquences, dont beaucoup génèrent ennui et démotivation ; circonstances qui favorisent en nous des croyances qui limitent et empêchent une perception adéquate de la valeur réelle de ces rencontres.

Je vous cite certaines des raisons et conséquences les plus courantes qui sont la cause et l’effet du non-respect de l’heure de rendez-vous initialement prévue:

  • Une réunion programmée sur deux heures et qui finalement s’allonge ou déborde deux fois plus longtemps, peut provoquer une bonne destruction dans l’agenda professionnel de bon nombre de vos participants et est sans aucun doute un bon indicateur du manque de respect du temps, travail et planification des autres.
  • Maintenir la «présence d’esprit» pendant plus de deux heures dans un processus qui requiert une attention et une implication maximales est une tâche difficile et, par conséquent, inefficace.
  • Soutenir l’introduction de questions qui ne sont pas à l’ordre du jour génère de la confusion et du découragement parmi les membres qui ont proposé des questions à discuter et celles-ci ont été reléguées aux réunions ultérieures.
  • Souffrir de réunions interminables dans lesquelles vous parlez et parlez sans décider est sans aucun doute frustrant et démotivant pour l’équipe qui peut interpréter la réunion comme une perte irréparable de son temps.
  • Aborder certains points de l’ordre du jour qui ne comportent pas les rapports, factures, études ou projets indispensables à la prise de décision; Une circonstance plus que d’habitude et que nous découvrons généralement lorsque nous traitons le sujet spécifique depuis longtemps, nous oblige à placer la décision et une nouvelle analyse pour une prochaine réunion. Une telle circonstance est, encore une fois, frustrante et génératrice de confusion, voire de colère parmi les membres de l’équipe qui ont l’impression que leur temps est perdu.
  • Soutenir la façon dont un chef d’orchestre utilise les temps de réunion pour nous épuiser jusqu’à l’épuisement avec des questions de peu de valeur stratégique, ennuyeux et démotivants, générant chez les membres de l’équipe une croyance sur la faible valeur des réunions d’équipe.

L’appel à la réunion

Une fois l’ordre du jour établi, ajusté à l’heure prévue de la réunion, une tâche qui n’est pas toujours facile, étant donné que le temps est souvent chargé de débats nécessaires et de collatéraux imprévus sur papier.

Le responsable doit adresser l’ordre du jour aux participants par les moyens qu’il considère, généralement par courrier électronique, avec une avance indicative d’une semaine. La convocation doit inexcusablement inclure l’heure prévue de la réunion.

Ladite période préalable d’une semaine permettra aux participants de planifier la réunion sur leur ordre du jour, de déplacer d’autres engagements, d’éviter les chevauchements avec les réunions futures et surtout de préparer les sujets qui ont contribué à la session d’équipe correspondante.

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