La réunion de travail: objectifs, types et avantages

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Une réunion de travail est la rencontre de plusieurs personnes prédisposées à collaborer à la réalisation d’un ou plusieurs objectifs dans un climat d’échange global de contenu et détendu dans les formes.

Une grande partie du temps des managers est consacrée aux réunions de travail. Au-delà des inconvénients, c’est un outil de communication très puissant en raison de la nécessité d’une plus grande implication de tous les collaborateurs.

Quels sont les avantages des réunions de travail

Ils sont un moyen pour atteindre les objectifs de l’entreprise ; leurs avantages sont liés à:

Participation: les gens sont motivés lorsqu’ils participent à la programmation, à l’organisation et au contrôle de leur propre travail.

Collaboration: La réunion offre aux membres l’occasion de présenter leurs idées et d’apporter leurs contributions aux résultats de la tâche.

Intégration: les réunions de travail incitent à la collaboration et à l’intégration des membres de l’équipe et à créer une disposition favorable pour améliorer l’efficacité du processus.

Si la réunion de travail se déroule de manière optimale, elle peut être un moyen de gestion précieux, sinon elle est source de pertes de temps considérables avec le coût que cela implique, en plus d’être une source sérieuse de conflits.

Quels sont les exigences pour organiser une réunion de travail ?

Lorsqu’un contexte partagé est établi, les objectifs de la réunion et les facteurs externes influencent l’humeur des participants, alors le climat favorable est créé pour traiter efficacement les questions pertinentes.

De plus, il est important d’inclure des espaces d’écoute respectueux au début et à la fin des réunions. Ce retour d’expérience donne aux participants l’opportunité de dire ce qu’ils pensent, générant une plus grande confiance.

Avant d’aller à la liste des besoins, il est important que le directeur réponde aux questions suivantes:

  • Quelles circonstances rendent la réunion pertinente?
  • Quels sont les résultats attendus à l’issue de la réunion?
  • Quelles informations serait-il important de partager?

Lorsque la facilité de tenir une réunion est établie, les conditions de base pour la tenir doivent être déterminées. Les exigences de base sont:

  • Un responsable
  • Des objectifs clairs
  • Un besoin à traiter
  • Une bonne préparation
  • Des participants
  • Une organisation
  • Un ordre du jour
  • Lieu de réunion
  • Durée
  • Distribution
  • Contrôle des résultats
  • Prise des décisions

Quels sont les éléments clés d’une bonne réunion de travail ?

Les objectifs de la réunion de travail 

Les réunions répondent à différents objectifs, sous cette forme, il y a plusieurs types de réunions:

Informatif ou descendant: le manager ou le leader les convoque généralement pour transmettre des informations aux collaborateurs considérant que cela les intéresse.

Sondage, consultatif ou ascendant: Ils sont convoqués afin de connaître les avis de leurs collaborateurs pour prise de décision ultérieure.

Travail ou analytique: Le leader ou le directeur les convoque pour analyser les causes d’un problème, ainsi que pour générer des solutions alternatives.

Prise de décision: sont celles dont le but est de prendre une décision par un groupe participant.

Le responsable ou directeur de la réunion 

La présence d’un leader est essentielle au succès de la réunion. Le directeur ou le leader, pour éviter le gaspillage de temps, dispose de ces fonctions:

  • Orienter la réunion
  • Mettre de l’ordre
  • Encourager la participation des membres

La mission du responsable est :

  • Déterminer les objectifs
  • Préparer correctement pour la réunion
  • Écouter activement les participants
  • Diriger les discussions
  • Augmenter l’efficacité et la cohésion
  • Dynamiser le groupe
  • Clarifier les doutes
  • Atteindre des résultats

La préparation de la réunion de travail

La préparation de la réunion de travail implique deux moments ou phases:

Avant la réunion

  • Inviter les bonnes personnes, celles qui peuvent apporter quelque chose, dont la participation est strictement nécessaire.
  • Développer un ordre du jour et le fournir à chaque participant, dans ce but de la réunion est indirectement déterminé.
  • Insister pour que les participants se préparent pour la réunion.

Pendant la réunion

  • Énoncer le but de la réunion.
  • Permettre à tout le monde de participer.
  • Ne pas laisser la discussion s’éloigner du sujet.
  • Terminer de confirmer ce qui a été convenu et avec un plan d’action.

Les participants

Avec l’objectif clair, la prochaine chose à faire est de déterminer qui devrait être convoqué à la réunion. Pour déterminer qui il faut convoquer, il est important de connaître la position de chacun par rapport à l’objectif poursuivi.

Pour un tel effet, une réponse doit être donnée aux questions suivantes :

  • Qui peut ajouter plus de valeur à la réalisation de l’objectif?
  • Sur qui pouvez-vous compter ?
  • Qui s’intéresse au sujet traité?

L’organisation de la réunion

Pour l’organisation d’une réunion, nous devons tenir en compte:

L’ordre du jour: L’organisation de la réunion comprend l’élaboration d’un ordre du jour qui comprend, en plus du lieu, du jour et de l’heure de la célébration, les sujets qui seront abordés lors de la réunion.

Lieu: Le cadre d’une réunion est important pour qu’elle se déroule avec succès. Il est nécessaire d’avoir une table où tous les participants peuvent facilement se voir et s’entendre et des chaises confortables.

Durée: La durée de la réunion doit être conforme à l’importance des objectifs poursuivis. Les réunions trop longues doivent être évitées, car la productivité diminue considérablement si elle dure plus de deux heures.

Comment une réunion de travail se déroule-t-elle ?

Toutes les réunions passent par les phases ou étapes suivantes:

Phase d’ouverture: L’un des facteurs déterminants pour le succès de la réunion est de commencer à l’heure, et surtout bien à l’heure fixée.

Phase d’analyse et de discussion: Après l’introduction, les participants sont encouragés à rechercher et partager des informations, collecter et partager les différents points de vue sur le sujet de la réunion.

Phase de prise de décision: Il est de la responsabilité du directeur de la réunion, de motiver le déroulement de la réunion, selon le calendrier fixé, à cet effet il conduira le groupe vers les conclusions et la prise de décision.

Phase de clôture et accords d’exécution: une fois les accords adoptés, il est recommandé de résumer les questions discutées, de revenir aux conclusions et aux décisions prises.

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