L’édition des bulletins de salaire est une tâche complexe et chronophage pour le personnel RH. Pourtant, c’est une mission à faible valeur ajoutée contrairement à d’autres. L’externalisation semble être plus appropriée, notamment pour les PME et les TPE. Cependant, il est important de savoir s’y prendre pour que cette solution soit vraiment efficace et rentable.
Cap sur les avantages d’externaliser intégralement la paie en entreprise
Externaliser la paie signifie confier la gestion de la paie des salariés à une enseigne extérieure. Et comme toute forme d’externalisation, celle de la paie permet de gagner du temps. Les collaborateurs internes devront, en effet, éditer les fiches de paie, les imprimer et les distribuer. Le tout, en s’occupant des déclarations sociales. L’entreprise, grâce à l’externalisation, pourra se concentrer un peu plus sur des tâches à forte valeur ajoutée comme la gestion de la productivité ou de la relation client. Cette solution est également plus pratique et simplifie la vie en entreprise. Plus besoin de mettre à jour les logiciels de paie ou de sauvegarder les données !
L’externalisation de la paie s’adapte à tous les besoins des structures, peu importe leur taille. En ce sens, il est tout à fait possible de confier seulement une partie de la gestion de la paie. L’externalisation complète de cette tâche est évidemment une meilleure alternative pour les entreprises. La société externe pourra ainsi s’occuper de la gestion administrative des salariés (contrat de travail, avenant, arrêts maladie, etc. ). Plus besoin de monter une équipe RH en interne, un gaspillage de temps et d’argent. Les PME, les TPE, et même les start-ups profiteront d’une plus grande réactivité. Ce n’est pas tout, ils pourront également maîtriser leur budget puisque le coût de cette externalisation est basé sur le nombre de bulletins à émettre.
Quelques conseils pratiques pour réussir l’externalisation de la paie
Il faut noter que toutes les sociétés d’externalisation ne fonctionnent pas de la même manière quand il est question de la paie. Il s’agit, en effet, d’une offre de service évolutive qui s’adapte à chaque situation des entreprises. Par contre, les responsabilités ne changent jamais et il est important de bien les connaître avant de se lancer. L’édition des fiches de paie est assurée par le prestataire en se basant sur les informations transmises par une entreprise cliente. Des assurances professionnelles sont prévues en cas d’erreur de la part du prestataire. Par contre, si l’erreur de paie est due à des données erronées, c’est l’entreprise client qui est responsable.
De ce fait, il est important de bien vérifier toutes les informations à transférer à la société d’externalisation pour éviter des coûts supplémentaires (indemnité prud’homale, redressement judiciaire, etc. ). Par ailleurs, il existe plusieurs types de prestataires qui offrent un service d’externalisation paie des Bouches-du-Rhône. Les cabinets comptables sont les plus connus, sollicités par les structures ne disposant pas de service de comptabilité. Certains éditeurs de logiciels de paie proposent également une externalisation de la paie avec plusieurs différents niveaux d’assistance. Mais le choix le plus judicieux serait de collaborer avec une société spécialisée dans la gestion RH et de paie.
