Management visuel : méthode Lean

Percevoir, c’est capter, saisir et interpréter l’information issue de l’environnement au moyen des sens et de l’esprit. Mais, la manière de percevoir le monde autour, varie d’une personne à une autre  et c’est à cause des dissemblances de la culture, l’éducation, l’intelligence ainsi que d’autres facteurs.

Parce qu’un visuel vaut mieux des longs discours, on trouve que plusieurs personnes se servent de la perception visuelle pour mémoriser les informations. D’ailleurs, l’information visuelle constitue un meilleur outil de communication puisqu’elle permet de transmettre efficacement des différents messages relatifs au travail quotidien.

En se basant sur ça, on découvre le management visuel comme une méthode innovante et plus intuitive de management qui permet de percevoir les informations d’une manière visuelle, claire, lisible et mémorisable.

En quoi consiste le management visuel ?

Inspirée du Lean management, cette approche facilite le passage de l’information entre un nombre important de personnes de tous les niveaux afin de simplifier les problématiques posées et les instructions nécessaires à l’accomplissement des différentes missions au travail.

Pour toutes ces raisons, il est temps de tester les nouvelles techniques de management et pour se faire nous avons décidé de donner place au management visuel dans notre blog.

Ses bénéfices

Au lieu de multiplier les envois des fichiers Excel, vous pouvez miser sur une méthode Lean ayant des bénéfices considérables :

• Faciliter la communication en interne avec les différents collaborateurs
• Visualiser les informations nécessaires à la réalisation des différentes tâches
• Simplifier le pilotage et le suivi de l’avancement des tâches
• Mesurer l’écart entre les objectifs fixés et ceux atteints
• Définir les axes d’amélioration
• Accéder facilement aux informations clés
• Prendre des décisions pertinentes
• Eviter le gaspillage du temps et impliquer le personnel dans l’utilisation des techniques innovantes
• Aider à l’implication de tous les acteurs

Comment mettre en place un management visuel ?

Dans le cas où, vous voudriez bien organiser le travail, vous pouvez recourir au management visuel.

C’est très simple de le mettre en place ! Il faut juste suivre les étapes ci-dessous :

1. Au départ, il faut définir la problématique à résoudre, les objectifs à atteindre.
2. Ensuite, identifiez les différents profils à impliquer afin d’exploiter toutes les compétences disponibles.  
3. Afin de mieux cadrer votre projet, vous pouvez utiliser la méthode QQOQCCP  en identifiant les informations nécessaires à afficher.
4. Après, à vous de choisir un outil de management visuel adéquat à votre besoin pour le mettre en place.
5. Vous pouvez maintenant concevoir votre visuel selon l’outil choisi afin de faciliter la diffusion des informations.
6. Au final, il faut suivre le bon fonctionnement de la méthode émise dans le but d’évaluer la démarche et d’apporter les actions correctives en cas de besoin.

Les méthodes et les outils à choisir ?

Pour pratiquer le management visuel, il existe de nombreux outils à implanter :

La carte mentale :

C’est un véritable outil Lean fondé sur le brainstorming, qui consiste à cartographier un projet et à prendre note des idées générées en collectif sur le sujet central, dans le but d’avoir une vision globale du projet.

À la pratique, la carte mentale se présente sous forme d’un sujet central au milieu, des sujets secondaires associés aux alentours.

La matrice d’Einsenhower 

C’est un outil visuel, simple et efficace de gestion des tâches qui sert à organiser les priorités et signaler les urgences. Il peut être exposé à tous les collaborateurs dans la salle de réunion, ou dans le lieu de travail.

Par le moyen de cette matrice, vous pouvez facilement classer les tâches en quatre catégories :

• Les tâches non-importantes, mais urgentes
• Les tâches importantes et urgentes
• Les tâches non-importantes et non urgentes
•  Les tâches importantes, non urgentes

Kanban

Il s’agit d’une méthode Lean qui vise à réduire les délais et optimiser la production, elle consiste en un tableau de suivi de l’avancement des tâches d’un projet. Ce tableau est divisé en 3 colonnes : la première dédiée aux tâches à faire, la deuxième aux tâches en cours d’exécution et la troisième à celles achevées.

Kanban vous permet de savoir votre situation par rapport aux objectifs, de faire face aux menaces et aux dysfonctionnements.

Chaque membre de l’équipe sait ainsi ce qu’il a à faire et où le travail des autres est arrivé. En plus d’une meilleure communication, cette technique à base d’étiquette permet de visualiser de manière claire l’ensemble de la chaîne de production et l’avancement des tâches, ce qui permet de repérer facilement les urgences.

Le diagramme de Gantt:

Ce diagramme est couramment recommandé pour mener à bien la gestion de projet, puisqu’il est l’un des outils les plus efficaces pour afficher visuellement l’état d’avancement des différentes tâches d’un projet.

Il permet donc de visualiser d’un seul coup d’œil :

• L’ensemble des tâches à envisager
• La date de début et la date de fin de chaque tâche
• La durée envisagée pour chaque tâche
• Le chevauchement éventuel des tâches, et la durée de ce chevauchement

Management visuel : ce qu’il faut retenir

Pour résumer le tout, le management visuel est fructueux pour l’entreprise. Comme vous avez saisi, qu’il est facile et rapide à mettre en place juste il faut utiliser les outils adéquats afin d’assurer l’atteinte de ses avantages.

En étant, un vrai facilitateur entre toutes les parties prenantes, le management visuel assure la réussite de la transmission de l’information convenablement ainsi que l’implication des collaborateurs dans une telle démarche de développement.

Avant de la lancer, assurez-vous que vous avez compris la raison de mise en place et le besoin de l’équipe d’une telle méthode de management, et faites un choix pertinent des outils préférés par les collaborateurs.

Pouvez-vous alors commencer à appliquer le management visuel dans l’immédiat ? Épaulez-vous de notre article dans votre processus.