Pour réussir à gérer une activité commerciale rentable, il est nécessaire de procéder à une analyse périodique des coûts, afin d’identifier d’éventuelles sources de gaspillage et par conséquent de pouvoir les réduire. Mais comment réduire les dépenses de l’entreprise sans entraver ses résultats. Voici 10 façons d’économiser sur les dépenses professionnelles de l’entreprise tout en préservant sa rentabilité.
Identifier et évaluer la structure de coûts de l’entreprise
Pour pouvoir comprendre comment épargner sur les coûts de l’entreprise, il convient d’abord d’identifier précisément toutes les dépenses engagées durant une certaine période de temps.
Les coûts d’une entreprise comprennent les coûts fixes et les coûts variables. Les coûts fixes sont ceux qui ne dépendent pas du volume de produit vendu ou créé par votre entreprise. Cela comprend les salaires mensuels des employés, le loyer de la structure et tous les coûts qui permettent à l’entreprise de produire. Ce sont les coûts dont la valeur ne dépend pas de la production, par exemple, si votre entreprise parvient à produire deux fois plus en un mois, le loyer de l’entreprise restera toujours le même. Les coûts variables, en revanche, sont étroitement liés au volume de production. Les coûts variables comprennent les factures, les matières premières, les coûts d’entretien des machines. Pour mieux les identifier, il suffit de voir quelles dépenses restent nulles si l’entreprise ne produit rien.
Pour obtenir une estimation précise de la structure des coûts de l’entreprise, il est nécessaire de considérer les coûts d’exploitation qui ne produisent pas de bénéfices, les coûts fixes et les coûts sur lesquels il est possible d’économiser. On pourra alors identifier ce que l’on appelle les centres de coûts et des centres de profit, les estimer et détecter les dépenses inutiles ou en excès pour pouvoir y remédier.
Réévaluer ses objectifs de façon stratégique
Après avoir analysé les coûts, il est nécessaire de comprendre combien et où il est possible d’économiser réellement. Pour cela, il convient de procéder de façon stratégique et d’identifier les opportunités qui permettent de se fixer des objectifs plus rentables. Par exemple, si vous réalisez qu’opérer ou que s’implanter dans une certaine région coûte trop cher, vous devez alors plutôt orienter vos ressources vers des zones plus rentables.
Impliquer ses employés pour identifier les gaspillages
Pour avoir une vision exacte de la réalité de l’entreprise, il est nécessaire de consulter les employés et les collaborateurs qui s’occupent quotidiennement des activités de l’entreprise. Étant en contact direct avec les centres de production et de vente, ils peuvent mieux identifier les coûts inutiles et apporter une contribution essentielle à l’élimination des gaspillages et des pertes.
Identifier les opportunités d’économies
Un autre aspect important est d’identifier tous les coûts sur lesquels il est possible d’économiser. Il apparaît nécessaire d’identifier des alternatives afin de réduire les dépenses.
Quand il s’agit de réduire et d’éliminer les gaspillages, il est possible d’analyser les sources de gaspillage dans l’entreprise qui peuvent simplement être générés entre autres par :
- La surproduction : saturer la capacité des machines et des ressources n’est pas le meilleur moyen d’augmenter la productivité. Commencez à produire uniquement ce que vous savez que vous allez vendre.
- Les excès de stocks : accumuler des stocks signifie avoir l’espace pour les stocker, et cela se traduit par un entrepôt plus grand et donc plus cher à louer et à entretenir.
- Les défauts de production et les rebuts : la réparation des rebuts augmente les coûts et risque d’endommager les machines. Si vous éliminez les pièces ou les produits défectueux au fur et à mesure, les coûts de l’entreprise seront également inférieurs.
Une fois les centres de gaspillage identifiés, il sera plus facile d’opérer à des changements rapides pour réaliser des économies.
Revoir la gestion des achats et le sourcing fournisseurs
La meilleure façon d’économiser sur les dépenses de l’entreprise est d’intervenir sur les frais de personnel et sur les coûts d’achat et de production, en recherchant des fournisseurs moins chers ou en passant des commandes importantes afin d’obtenir des remises plus importantes.
Opter pour un logiciel d’analyse des coûts
Pour un contrôle continu des coûts, il convient d’utiliser un logiciel pour les analyser en permanence. Ainsi, il sera possible d’enregistrer et de catégoriser les mouvements de temps en temps. Ce logiciel devrait également permettre une lecture plus aisée et une analyse des coûts en établissant un tableau de bord clair.
Faire réaliser un audit des dépenses de l’entreprise
Parfois, il peut être indispensable de faire réaliser un audit ou de faire appel à un consultant spécialisé chargé d’effectuer un contrôle scrupuleux des coûts et d’élaborer une politique visant à réduire les dépenses, réduire les gaspillages et réaliser des économies. Il est important que le consultant ou la société chargée de réaliser l’audit mette ses connaissances à la disposition de l’entreprise, en fournissant des avis objectifs.
Considérez les risques à moyen et long terme
Les économies sur les dépenses d’entreprise peuvent certes être avantageuses pour le bien-être économique à court terme, mais peuvent comporter des risques pour la performance et in fine pour la pérennité de l’entreprise. Par conséquent, avant de réduire certains coûts, il est conseillé de s’assurer que cela ne nuise pas à l’entreprise.
Comparez les tarifs de plusieurs prestataires
Pour tenter de réaliser des économies sur certaines dépenses, il convient de prendre en considération les différences de tarifs lorsque l’on fait appel à un prestataire. En comparant plusieurs offres et en réalisant une veille constante, il est possible de réaliser des économies en changeant de prestataires ou d’offres régulièrement afin de profiter des meilleures prestations avec un rapport qualité-prix qui soit constamment optimisé.
Réduire les charges inutiles et gagner en efficacité
Une autre stratégie gagnante visant à économiser concerne les coûts superflus et consiste à les réduire au maximum. Il est possible d’atteindre ses objectifs en réalisant des petits changements comme essayer de réduire au maximum l’impression de documents, d’envoyer le maximum de communications via e-mail au lieu d’utiliser le service postal traditionnel ou de passer par une société d’expédition de courrier privée.
