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Vous avez une PME et vous avez décidé de numériser votre petite entreprise. Il ne s’agit pas seulement de commencer à utiliser des outils numériques pour gérer et réduire la consommation de papier, mais aussi d’optimiser et d’améliorer les processus internes. Comment le faire?
Il est normal qu’au début vous ayez beaucoup de questions. Quelles sont les premières étapes à suivre pour numériser une PME? Comment mener à bien la transformation numérique des PME sans engager de frais importants?
Dans cet article, nous essaierons de répondre à ces questions, afin que vous puissiez voir que la numérisation d’une entreprise n’est pas uniquement destinée aux grandes entreprises.
Pourquoi numériser une PME ?
Une PME a besoin d’outils innovants pour être efficace. Avec les solutions en ligne, vous pouvez réduire de nombreuses tâches administratives qui prennent beaucoup de temps. C’est vital si nous voulons être compétitifs, car bien sûr, comme ce n’est pas une grande entreprise, vous n’avez pas de grandes ressources.
La numérisation vous permettrait de réduire les coûts; Vous pouvez concentrer vos efforts sur ce qui génère des résultats pour vous, plutôt que sur des tâches qui peuvent être facilement automatisées. La numérisation d’une petite entreprise peut vous aider à augmenter vos profits et votre rentabilité.
Entendue ainsi, la digitalisation devient le levier de compétitivité pour que votre PME puisse continuer à croître et à s’améliorer.
Guide de base pour la transformation numérique des PME
Pour numériser une petite entreprise, il y a un certain nombre d’aspects importants à considérer. Ce n’est pas un processus extrêmement complexe, comme cela pourrait être dans une grande entreprise, même si cela ne signifie pas que ce n’est pas facile.
Avoir un bon fournisseur de logiciels Cloud avec un bon support technique peut nous faire économiser beaucoup de coûts et de difficultés dès le début.
Voyons étape par étape ce que vous devez faire pour numériser votre PME.
Analysez votre projet
Dans cette partie du processus, vous devrez analyser quelles sont les forces et les faiblesses de la gestion de votre entreprise. Travaillez-vous avec de nombreux logiciels différents qui ne sont pas intégrés? Effectuez-vous de nombreuses tâches administratives manuellement, à l’aide de programmes comme Excel? Partagez-vous vos données sur papier au lieu d’utiliser un outil Cloud pratique?
Définissez ce que vous voulez, les raisons pour lesquelles vous devez passer au logiciel Cloud, les avantages que vous obtiendriez en franchissant cette étape, le temps que vous pourriez gagner et les coûts que vous pourriez réduire.
Décidez du logiciel de gestion que vous allez utiliser
Une autre étape essentielle est de choisir le logiciel de gestion que vous allez utiliser. Certaines entreprises décident de mettre en œuvre des logiciels sur leurs propres serveurs; D’autres préfèrent une solution Cloud qui leur permet d’éviter de supporter ces coûts, car ils n’ont pas le personnel pour effectuer la maintenance, l’installation et la mise en œuvre des logiciels.
L’idéal pour une PME est de réduire les coûts dans les premiers instants. C’est pourquoi un logiciel de gestion d’entreprise Cloud peut être la solution la plus flexible pour vous. Vous ajoutez des modules et des fonctionnalités en fonction de vos besoins du moment et vous pouvez démarrer beaucoup plus rapidement.
Formez-vous sur votre programme
Chaque membre du personnel ou utilisateur du logiciel de gestion doit connaître les domaines qu’il gérera. Des procédures doivent être établies qui seront suivies pour les différentes actions que nous réalisons au quotidien, comme la création de factures, les achats auprès des fournisseurs, l’analyse de nos indicateurs de performance sur le tableau de bord.
Une session de formation gratuite de 45 minutes sur youtube peut être la solution pour vous de faire vos premiers pas avec votre logiciel de gestion. Accéder à un essai gratuit du programme dans le Cloud vous permettra également de décider quels modules vous souhaitez implémenter au début, comme le module de comptabilité ou le connecteur de gestion ERP.
Migrez vers le nouveau logiciel
La prochaine étape de la numérisation d’une PME est de migrer vers le nouveau logiciel. Si vous avez utilisé un ancien programme comme Contaplus, Sage 50 Cloud ou même si vous conservez votre comptabilité dans Excel ou tout autre type de logiciel de bureau, vous pouvez facilement le réaliser en important les données.
La migration est une étape importante, mais ce n’est pas pour toutes les entreprises. Si vous êtes une PME nouvellement créée, il est probable que vous n’ayez pas beaucoup de données à transférer vers votre logiciel ERP et que vous puissiez donc commencer à utiliser le programme directement.
Réorganisez votre travail
Dès que vous êtes opérationnel avec le nouveau logiciel, l’étape suivante consiste à réorganiser votre travail. Les actions de gestion d’entreprise que vous effectuez maintenant seront différentes, il y aura des employés qui ont précédemment effectué une tâche et maintenant ils auront plus de temps pour effectuer d’autres, etc.
Idéalement, vous devriez profiter de ces moments de restructuration pour définir de nouvelles priorités. Si vos coûts de papiers ont été réduits et que vous avez amélioré la productivité et l’automatisation, il est temps de vous concentrer sur l’essentiel de votre entreprise: vendre et atteindre vos objectifs commerciaux.
Quels sont les avantages de la synchronisation ERP dans une PME ?
Supposons que vous ayez une boutique en ligne. Vous y vendez des produits que vous avez en stock dans votre entrepôt, et peut-être des produits que vous vendez en dropshipping ou à la demande auprès d’un grand fournisseur.
Le gros problème lorsque notre catalogue de produits est si hétérogène est le manque de synchronisation. Quels sont les avantages de la synchronisation d’une boutique en ligne avec un logiciel ERP?
Gain de temps : Si les données se trouvent dans votre logiciel ERP, vous n’aurez pas à les saisir manuellement.
Économies de coûts : La saisie manuelle des commandes, des stocks, des prix et des factures de votre boutique nécessite du travail. Il s’agit pratiquement d’un ou de plusieurs emplois, selon la taille de votre magasin et vos ventes quotidiennes. Il existe de nombreux coûts que vous pouvez réduire en automatisant ces fonctions.
Amélioration de la productivité : Comment gérez-vous la productivité dans la gestion des commandes? Si vous passez beaucoup d’heures à mettre à jour les prix, ne manquez-vous pas beaucoup de tâches importantes? L’automatisation équivaut à une amélioration substantielle de la productivité.
Amélioration de votre marque. Une boutique en ligne où tout est mis à jour et fonctionne bien, génère de bons sentiments chez le client. La confiance se construit petit à petit. Si vous développez la confiance, les utilisateurs achèteront encore et encore dans votre boutique chaque fois qu’ils auront besoin de quelque chose.
